Tool- und Methodensammlung: Arbeitshilfen für den Projektalltag
- Anprechpartner*innen PMO: Corinna Müller
- Beitrag zur Nachbereitung des vierten Projektstammtisches der Digitalisierungsprojekte der Uni Marburg. Ausgerichtet durch das Project Management Office am 24.04.2025
Beschreibung: Worum geht es?
Im universitären Umfeld sind Projekte ein zentraler Bestandteil von Forschung, Lehre und Verwaltung. Die zunehmende Komplexität dieser Projekte erfordert strukturierte und effiziente Managementmethoden und lässt sich durch standardisiertes Vorgehen vereinfachen. Dieser Beitrag stellt ausgewählte Methodensammlungen vor, die speziell für Projektmanager*innen im Hochschulkontext von Nutzen sein können. Die vorgestellten Ressourcen basieren auf Best Practices und wurden entweder von uns selbst erprobt oder von Kolleg*innen empfohlen. Sie bieten praktische Unterstützung für verschiedene Projektsituationen und -anforderungen – von der ersten Planungsphase bis zum erfolgreichen Projektabschluss.
Digitalisierungsbaukausten des Bundesverwaltungsamtes
Der Digitalisierungsbaukasten des Bundesverwaltungsamtes bietet Digitalisierungsteams Vorlagen mit Anleitungen und Beispielen für Projekt- und Veränderungsmanagement sowie Prozessdigitalisierung. Die Vorlagen richten sich speziell an Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung. Durch kurze, verständliche Anleitungen sowie beispielhaft ausgefüllte Vorlagen wird ein schneller Einstieg ins Arbeiten möglich. Zudem ermöglicht der modulare Aufbau, dass Bausteine nach Projektstand und Erfordernissen ausgewählt werden können. Die Bausteine sind inhaltlich abgeschlossen und können einzeln angewendet oder auch kombiniert werden. Empfehlungen für die Kombination von Bausteinen werden in der Anleitung zu den einzelnen Bausteinen mitgeliefert. Darüber hinaus wird durch die Creative-Commons-Lizenzierung eine Anpassung und nachfolgende Weiternutzung der Vorlagen möglich. Die Bausteine des Digitalisierungsbaukastens sind nach Projektphasen sortiert. In der Projektphase “Verstehen” wird die Ausgangslage des Projektes sondiert und notwendige Informationen werden eingeholt. In der Projektphase “Gestalten” ist die Informationsbeschaffung abgeschlossen und es werden Lösungen erarbeitet. In der letzten Projektphase “Umsetzen” werden Ideen, Prototypen und Lösungen umgesetzt. Daneben gibt es noch phasenübergreifende Bausteine, die in verschiedenen bzw. mehreren Phasen des Projektes hilfreich sein können. Nachfolgend stellen wir einige der Vorlagen des Digitalisierungsbaukastens aus den verschiedenen Projektphasen vor. Neben den Vorlagen zum Herunterladen finden Sie auch eine Vielzahl der Vorlagen auf Concept Board, sodass sie auch auf einem digitalen Whiteboard arbeiten können.
Digitalisierungspotentiale von Prozessen mit der Prozess-DIGI-Analyse aufdecken
Mit dem Baustein Prozess-Digi-Analyse können Sie schnell und einfach ermitteln, wie digital Ihre Prozesse bereits sind. + Alle Prozessaktivitäten werden aufgelistet + Der Digitalisierungsgrad jeder Aktivität wird bestimmt + Vier Kategorien stehen zur Verfügung: manuell, digital manuell, digital integriert, automatisch
Definitionen und Erklärungen zum jeweiligen Digitalisierungsgrad finden sich in der Anleitung und der Vorlage zum Prozess-Digi-Canvas. Über die Angaben zum Digitalisierungsgrad der Einzelaktivitäten kalkuliert die Vorlage automatisch den Digitalisierungsgrad des Gesamtprozesses. Durch die Auflistung der Einzelaktivitäten des Gesamtprozesses entsteht zudem ein Gesamtüberblick. So lässt sich etwa feststellen, ob dezidiert konkrete Phasen des Prozesses bereits voll digital sind oder wieder ein Bruch ins Analoge stattfindet. Auch wird im Gesamtüberblick dadurch, dass ausführende Abteilungen zu den Einzelaktivitäten erfasst werden deutlich, wenn etwa bestimmte Abteilungen vor allem manuell arbeiten und digitale Prozesse unterbrechen. Die Prozess-Digi-Analyse bietet somit nicht nur eine Bestandsaufnahme von Prozessen, sondern liefert auch Ansatzpunkte für mögliche weitere Verbesserungspotentiale.
Maßnahmen mit dem Maßnahmen Canvas auf den Punkt gebracht
Mit dem Maßnahmen Canvas lassen sich vorgegebene Eckdaten zu Maßnahmen oder auch kleinere Projekte übersichtlich erfassen. Das Canvas eignet sich dafür, Ideen und konkrete Maßnahmen zu strukturieren und zu erarbeiten. Mit der Vorlage wird zunächst eine Bezeichnung der Maßnahme erfasst. Die Beschreibung der Maßnahme sollte Informationen dazu enthalten, worum es bei der Maßnahme geht und welche Handlungen konkret umgesetzt werden sollten. Im Feld Hintergrund wird erläutert, welches Problem mit der Durchführung der Maßnahme gelöst werden soll und aus welchen Gründen die Umsetzung der Maßnahme notwendig ist. Des Weiteren können Sie Informationen zum Mehrwert, Stakeholdern, beteiligter IT und kritischen Erfolgsfaktoren erfassen. Angaben zum zeitlichen Horizont, Komplexität, Kosten und Risiken, lassen sich zusätzlich durch Angaben auf einer Skala visuell darstellen.
Projektaufgaben strukturieren und visualisieren mit dem Projektaufgaben Canvas
Das Vorlagen Paket zur Strukturierung von Projektaufgaben unterstützt bei der Erfassung und Darstellung von Projektaufgaben und zugehörigen Aufgabenpaketen. In einem ersten Schritt werden zunächst Projektaufgaben und ihre zugehörigen Teilaufgaben sowie Aufgabenpakete erfasst. Diese können dann in einem zweiten Schritt in der Vorlage “Baumdiagramm” strukturiert erfasst und dargestellt werden. Führen Sie die Erfassung der Projektaufgaben am besten gemeinsam mit dem gesamten Projektteam durch, damit Sie eine hohe Akzeptanz und ein geteiltes Verständnis der Ziele und daraus resultierender Aufgaben erreichen können.
Zusammenarbeit im Team mit dem Team Canvas (neu) gestalten
Die phasenübergreifende Vorlage Team Canvas hilft, eine gute Teamdynamik zu schaffen und einen Überblick über Fähigkeiten und Kenntnisse sowie Erfahrungen im Team zu erhalten. Sie eignet sich sowohl für neue, als auch für eingespielte Teams. Auch die Ergänzung des Teams durch neue Kolleg*innen ist eine gute Gelegenheit, das Team Canvas auszuprobieren. Formulieren Sie zunächst das Team-Ziel: Worauf arbeiten Sie gemeinsam als Team hin? Haben sie alle das gleiche Verständnis davon? Erfassen Sie die verschiedenen Rollen und Fähigkeiten im Team. Welche Fähigkeiten und Erfahrungen bringen die einzelnen Teammitglieder mit? Lernen Sie ihr Team kennen und finden Sie heraus, wie es aufgestellt ist. Im nächsten Schritt formulieren Sie gemeinsam Teamwerte. Was ist ihnen als Team wichtig und was möchten sie hier als Gruppe festlegen. Schauen Sie danach darauf, wie sich ihr Status quo als Team darstellt und welche Einflussmöglichkeiten Sie haben. Als Letztes legen Sie Regeln und Aktivitäten fest. Wie möchten Sie ihre Zusammenarbeit definieren? Wie möchten sie miteinander kommunizieren und Entscheidungen treffen? Der Bauplan zur Vorlage enthält zusätzlich Hinweise und Vorschläge, wie Sie einen Workshop zur Erarbeitung des Team Canvas gestalten können.
S-O-S-Methode© für Großprojekte
Die S-O-S-Methode© für Großprojekte bietet die Grundlage für ein standardisiertes Vorgehen bei Großprojekten in der öffentlichen Verwaltung. Die Abkürzung S-O-S steht für:
- S = Strategische Ausrichtung
- O = Organisatorisches Umfeld
- S = Systemisches Vorgehen
Neben einem Projekthandbuch, das als Webversion jederzeit eingesehen werden kann, steht ebenfalls ein umfangreiches Vorlagenpaket mit Vorlagen zu den verschiedenen Modulen bereit. Wir stellen in den nachfolgenden Abschnitten in Kürze einige Vorlagen vor, die gerade zu Projektbeginn nützlich sind. Das Vorlagenpaket ist jedoch wesentlich umfangreicher und enthält zahlreiche weitere Vorlagen, Checklisten und hilfreiche Tipps zu verschiedenen Aufgaben- und Handlungsbereichen von Großprojekten wie z.B. Festlegung Projektrahmenbedingungen, Kommunikationsmanagement, Projektorganisation und Risikomanagement.
Projektcharta
Eine Projektcharta sollte insbesondere bei Großprojekten zu Beginn des Projektes unter Einbezug aller Beteiligten erstellt und gemeinsam beschlossen werden. Sie schildert kurz und knapp zentrale Aspekte eines Projektes, wie beispielsweise Ziele, zu erwartende Ergebnisse, die Ausgangslage, Nutzen und Zeitplan, sowie jene Aspekte, die nicht zu den Zielen gehören und Out of Scope sind. Die Projektcharta schafft somit ein gemeinsames Verständnis vom Ziel und Projektumfang. Sie fungiert als eine Art Vertrag zwischen allen Beschäftigten und schafft Verbindlichkeit. Für den Projekterfolg ist sie entscheidend.
Projektsteckbrief
Ähnlich wie die Projektcharta enthält auch der Projektsteckbrief wesentliche Kennzahlen und Eckdaten, jedoch weniger detailliert. In der Regel dienen Projektsteckbriefe beispielsweise einem Project Management Office dazu, Grunddaten eines Projektes standardisiert für ein Projektportfolio zu erheben. Abgefragt werden im Projeksteckbrief u.a. folgende Aspekte: Ziele, Kurzbeschreibung, Arbeitspakete, Endprodukt, Abhängigkeiten zu anderen Projekten und Zulieferung zu anderen Projekten Auch der Projektsteckbrief trägt dazu bei, ein gemeinsames Verständnis über das Projekt und seine Inhalte zu schaffen.
Projektgrobplanung
Die Projektgrobplanung bildet das Fundament für eine erfolgreiche Projektdurchführung. In diesem frühen Planungsschritt werden wichtige Termine und Meilensteine festgelegt, die als Orientierungspunkte für den gesamten Projektverlauf dienen. Besonders wichtig ist dabei die Identifikation, in welcher Projektphase welche Ressourcen - sowohl personell als auch technisch - benötigt werden. Die S-O-S-Vorlage zur Projektgrobplanung unterstützt Teams dabei, eine realistische Zeitschiene zu entwickeln und Ressourcenkonflikte frühzeitig zu erkennen. Durch die strukturierte Herangehensweise wird vermieden, dass wichtige Abhängigkeiten übersehen werden oder unrealistische Zeitpläne entstehen.
Projektorganigramm
Das Projektorganigramm verschafft einen schnellen und übersichtlichen Überblick über die Projektstruktur. Es visualisiert alle relevanten Beteiligten, Stakeholder und das bekannte Kernteam auf einen Blick. Zusätzlich werden die verschiedenen Arbeitspakete und die damit verbundenen Rollen klar definiert und zugeordnet. Besonders in universitären Digitalisierungsprojekten, wo oft verschiedene Fachbereiche, IT-Abteilungen und externe Dienstleister zusammenarbeiten, hilft das Projektorganigramm dabei, Verantwortlichkeiten zu klären und Kommunikationswege zu definieren. Es dient als lebendiges Dokument, das bei Änderungen in der Teamzusammensetzung entsprechend angepasst wird. Hinweis: Die nachstehenden Abbildungen zeigen nur zwei von mehreren Vorlagen, die das Vorlagenpaket zur Verfügung stellt.
Projektstatusbericht
Ein regelmäßiger Projektstatusbericht ist essentiell für eine transparente Kommunikation zum Projekt. Er beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick: Besteht akuter Handlungsbedarf? Wie ist der aktuelle Projektstand? Die S-O-S-Vorlage strukturiert diese Informationen übersichtlich: Eine Ampel-Statusangabe gibt sofort Auskunft über den Gesamtzustand des Projekts. Konkrete Entscheidungsbedarfe werden mit den jeweiligen Verantwortlichen verknüpft, offene Punkte und Abstimmungsbedarfe werden dokumentiert. Zudem werden die nächsten Schritte klar definiert und potenzielle Risiken oder Eskalationen transparent kommuniziert. Gerade in Hochschulprojekten, wo oft verschiedene Hierarchieebenen und Gremien informiert werden müssen, bietet dieser standardisierte Bericht eine verlässliche Kommunikationsgrundlage.
