Filter in Planio anlegen und speichern

Filter in Planio anlegen und speichern

Nötige Vorbereitung: Keine
Zeitaufwand: 10-20 Min.
Benötigte Planio-Rolle: Projektleiter*in, Unterprojektleiter*in oder Projektmitarbeiter*in
Anprechpartnerin PMO: Annika Kreis

Was ist ein Filter in Planio?

Mit der Filterfunktion können Sie unter anderem in dem Bereich „Aufgaben“ eingrenzen, welche der in dem Planio-Projekt erfassten Aufgaben Sie angezeigt bekommen möchten und festlegen, wie diese Aufgaben angezeigt werden sollen. Anschließend können Sie den eingerichteten Filter speichern und diesen bei ihrer Arbeit mit Planio immer wieder schnell aufrufen. Die Filterfunktion besteht aus zwei Sektionen, in denen sich Einstellungen vornehmen lassen:

„Filter“ = Welche Aufgaben werden gezeigt? Hier grenzen Sie die anzuzeigenden Aufgaben nach den gewünschten Merkmalen ein.
„Optionen“ = Wie werden die Aufgaben angezeigt? Hier definieren Sie die Ansicht der anzuzeigenden Aufgaben.

Die Filterfunktion steht Ihnen ebenso in den Planio-Bereichen „Agiles Taskboard“, „Gantt-Diagramm“ und „Kalender“ zur Verfügung.

Anleitung: Was muss ich für einen zuverlässigen Filter sicherstellen?

Im Bereich „Konfiguration“ sollten Sie verschiedene Konfigurationen vornehmen und regelmäßig pflegen:

Aktivieren Sie im Reiter „Aufgaben“ unter „Tracker“ zusätzliche Tracker-Typen bei der Einrichtung des Projektes
Definieren Sie Kategorien im Reiter „Aufgaben-Kategorien“, nach denen später im Projekt gefiltert werden kann. Kategorien sind bspw. Themen, Epics, Features, Verantwortungsbereiche, Funktionen, Abteilungen, Phasen, Arbeitsschritte usw.
Definieren Sie Meilensteine im Reiter „Sprint/Meilenstein“ und aktualisieren Sie diese regelmäßig im Laufe des Projektes.

Anlage und kontinuierliche Pflege der Aufgaben:

Nutzen Sie die Aufgaben-Hierarchie (Ober- und Unter-Aufgabe) bei der Anlage von Aufgaben
Nutzen Sie die unterschiedlichen Tracker-Typen (Aufgabe, User Story, Task, Sitzung…)
Füllen Sie die Felder bei der Anlage einer Aufgabe vollständig aus
Aktualisieren Sie regelmäßig den Status, die Priorität, den Fortschritt usw. der Aufgaben

Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen beim Speichern des Filters aus (nehmen Sie bspw. die Kategorie oder Nutzer*innengruppe im Namen auf)

Hinweis: Eine Vielzahl der obigen Anpassungen können nur die Planio-Rollen Projektleiter*in und Unterprojektleiter*in vornehmen.

Diverse Screenshots aus Planio — Screenshots Planio Benutzeroberfläsche

Wie richte ich einen Filter im Bereich „Aufgaben“ ein?

Die Filterfunktion mit den Sektionen „Filter“ und „Optionen“ finden Sie im Bereich „Aufgaben“ oberhalb der angezeigten Aufgaben und Sie müssen diese womöglich erst aufklappen, um die gewünschten Einstellungen wie folgt vornehmen zu können:

Sektion „Filter“: Wählen Sie über das Dropdown „Filter hinzufügen“ (oben rechts) die Aufgaben-Eigenschaft, nach der Sie eine Eingrenzung vornehmen möchten, aus. Die Eigenschaft wird daraufhin links in der Sektion angezeigt und Sie können die Werte, zu denen Sie Aufgaben anzeigen lassen möchten, über die Dropdown-Liste auswählen.

Hinweis: Sie möchten mehrere Werte einer Eigenschaft auswählen? Mehrere Werte einer Eigenschaft können Sie sich bei Klick auf „+“ in der Dropdown-Liste anzeigen lassen. Halten Sie anschließend die Strg-Taste und klicken Sie die gewünschten Werte an, dadurch tätigen Sie eine Mehrfachauswahl (die ausgewählten Werte sind grau hinterlegt).

Sektion „Optionen“: Hier können Sie die Auswahl der in der Aufgaben-Übersicht anzuzeigenden Spalten vornehmen. Wählen Sie optional unter „Gruppiere Ergebnisse nach“ eine Eigenschaft aus, nach der Sie die anzuzeigenden Aufgaben in der Übersicht zusätzlich gruppieren lassen können.

Wenn Sie die Einstellungen in den Sektionen „Filter“ und „Optionen“ vorgenommen haben, klicken Sie auf „Anwenden“ (links unterhalb der Sektionen). Die Ansicht der Aufgaben ist nun nach ihren Einstellungen angepasst.

In der Übersicht können Sie nun noch innerhalb einer Spalte die Werte auf- und absteigend sortieren, in dem Sie den Namen der Spalte anklicken. Ein Beispiel: Sie haben die Spalte „Priorität“ in ihrer Übersicht und klicken auf den Spaltennamen; die Aufgaben mit der priorität „Hoch“ werden in der Übersicht zuerst angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie bei mehreren Spalten eine Sortierung vornehmen (z.B. Status, Priorität und Aktualisiert), priorisiert Planio nach der Reihenfolge der vorgenommenen Sortierung, sodass die zuletzt vorgenommene Sortierung immer Priorität hat. Dieses können Sie später in der Speichern-Ansicht noch anpassen.

Wie speichere ich meinen eingerichteten Filter?

Wenn Sie die Ansicht nach ihren Vorstellungen eingerichtet haben, klicken Sie auf „Speichern“. Es öffnet sich eine neue Ansicht, die ihre vorgenommenen Einstellungen anzeigt. Sie ergänzen hier nun noch den „Namen“ und die „Sichtbarkeit“ des Filters. Überprüfen Sie ihre getätigten Einstellungen gerne noch einmal und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Abschließend bestätigen Sie mit „Speichern“.

Folgende Einstellungen der Sichtbarkeit von gespeicherten Filtern sind möglich:

„Nur für mich“ = Der gespeicherte Filter ist nur für Sie und nur für das Planio-Projekt, in dem Sie diesen eingerichtet haben, sichtbar bzw. verfügbar. Der gespeicherte Filter ist später abrufbar unter „Meine Berichte“.
„Nur für mich“ + „Für alle Projekte“ = Der gespeicherte Filter ist nur für Sie und in allen Planio-Projekten, in denen Sie Mitglied sind, sichtbar bzw. verfügbar. Der gespeicherte Filter ist später abrufbar unter „Meine Berichte“.
„Für jeden Benutzer“ = Der gespeicherte Filter ist in dem Planio-Projekt, in dem Sie diesen eingerichtet haben, für alle Projektmitglieder sichtbar bzw. verfügbar. Der gespeicherte Filter ist später abrufbar unter „Benutzerdefinierte Abfragen“.
„Nur für diese Rollen“ = Der gespeicherte Filter ist in dem Planio-Projekt, in dem Sie diesen eingerichtet haben, nur für die ausgewählten Rollen sichtbar bzw. verfügbar. Der gespeicherte Filter ist später abrufbar unter „Benutzerdefinierte Abfragen“.

Hinweise:

Eine einheitliche Ansicht erleichtert die Zusammenarbeit. Richten Sie als Projektleitung deshalb einheitliche Ansichten für ihre Teammeetings ein.
Abfragen, die Sie sich für alle Projekte speichern, sollten keine projektspezifischen Felder beinhalten, da diese Felder in anderen Projekten nicht verfügbar sind und die Ansicht somit nicht anwendbar ist.

Wo finde ich die gespeicherten Filter?

Die gespeicherten Filter werden in Planio rechts in der grauen Seitenleiste angezeigt (gegebenenfalls müssen Sie diese erst mit Klick auf „>“ ausklappen)

Unter „Meine Berichte“ werden gespeicherte Filter mit der eingestellten Sichtbarkeit „Nur für mich“ gelistet.
Unter „Benutzerdefinierte Abfragen“ werden gespeicherte Filter mit der eingestellten Sichtbarkeit „Für jeden sichtbar“ gelistet.

Hinweis: Nach dem Öffnen von Planio bekommen Sie im Bereich „Aufgaben“ immer erst einmal alle Aufgaben „ungeordnet“ angezeigt, Sie müssen ihren gespeicherten Filter nach dem Öffnen von Planio aktiv aufrufen.

Zusatz: Einbindung der gespeicherten Ansicht auf „Meine Seite“

Der Bereich „Meine Seite“ ist ihr persönlicher Bereich bzw. ihr „Dashboard“. Diesen können Sie sich individuell gestalten und zum Beispiel auch ihre Aufgaben dauerhaft mit ihrem gespeicherten Filter anzeigen lassen:

Klicken Sie in Planio oben rechts auf ihren Namen, es öffnet sich ein Menü. Mit Klick auf „Meine Seite“ gelangen Sie in diesen Bereich.
Auf „Meine Seite“ finden Sie oben rechts ein Blanko-Feld vor. Klicken Sie auf dieses und wählen Sie im erscheinenden Dropdown „Aufgaben“ aus. Die Sektion „Aufgaben“ wird auf „Meine Seite“ ergänzt.
Wählen Sie in der neu hinzugefügten Sektion „Aufgaben“ aus dem Dropdown ihren gespeicherten Filter aus und klicken Sie „Speichern“. Die Übersicht wird auf „Meine Seite“ ergänzt.
Bei Bedarf können Sie in der ergänzten Übersicht oben rechts über das „Zahnrädchen“ Anpassungen vornehmen oder die Übersicht über das sich direkt danaeben befindende 3-Punkt Menü freihändisch komplett verschieben.