Methodenkoffer

Ideen und Anregungen für gutes Projektmanagement

Projektrollen: Definition und Verteilung

Warum braucht es Projektrollen?

Zu jedem erfolgreichen Projekt gehört eine klare Rollenverteilung. Projekte sind vielfältig und verlangen bei den Beteiligten unterschiedliche Kompetenzen. Um alle Aufgabenfelder abzudecken, sollten bestimmte Rollen vor Projektstart definiert werden. Eine klare Rollenverteilung schafft zudem Transparenz über Aufgaben- und Kompetenzbereiche und minimiert so auch Projektrisiken.

Welche Projektrollen gibt es?

Die Rollen in einem Projekt werden je nach Umfang des Projektes definiert. Bei der Auswahl hat auch die Unternehmenskultur eine wichtige Funktion und beeinflusst, welche Rollen vergeben werden. Im klassischen Projektmanagement gibt es beispielsweise die folgenden Rollen:

  • Auftraggeber*in
  • Projektleiter*in/-manager*in
  • Projektteam/ -mitarbeitende
  • Stakeholder*in
  • Teilprojektkoordinator*in

Weitere Rollen können sein:

  • Projekt-/ Lenkungsausschuss
  • Controller*in
  • Qualitätsmanager*in

Diese Auflistung kann eine Orientierung sein und dabei helfen, für das Projekt die richtigen Rollen zu finden. Vor Projektstart sollte das Projektteam mit Hinblick auf die Rollen und Zuständigkeiten gut ausgewählt werden. Besonders in großen Projekten mit multiprofessionellen Teams sollte Zeit für Abstimmungsprozesse über Rollen und Zuständigkeiten vor und ggf. zu Projektbeginn eingeplant werden, um Projektverzögerungen zu vermeiden.

Welche Aufgaben und Funktionen haben die jeweiligen Projektrollen?

Projektrollen werden vor Projektstart definiert und festgelegt, damit die Zuständigkeiten und Aufgaben bestmöglich im Projektteam verteilt sind. Dafür ist es wichtig, einen Blick auf die Funktionen der einzelnen Projektrollen zu werfen:

Auftraggeber*in: Gibt den Auftrag an die Projektleitung und stellt die nötigen finanziellen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung. Die Auftraggeber*in hat das Budget des Projekts im Blick und entscheidet über die Projektziele. Alle strategischen Projektentscheidungen liegen bei ihr, sie kann außerdem die Projektleitung bei Herausforderungen und Krisen unterstützen.

Projektleitung: Ist für die Erreichung der Projektziele verantwortlich und koordiniert die Kommunikation zwischen den Kund*innen und dem Projektteam. Ihre Aufgabe ist zudem die Planung und Steuerung des Projekts. Sie hat einen Überblick über die anstehenden Aufgabenpakete des Projektes, sowie den Budget- und Zeitplan und gibt regelmäßige Informationen an den/die Auftraggeber*in.

(Teil-)Projektkoordination: Sie ist sowohl für die Erreichung der Projektziele als auch für die Steuerung der Ressourcen sowie für die Koordination verantwortlich. Der zentrale Unterschied zwischen der Koordination und der Leitung ist, dass letztere ergebnisverantwortlich ist. Das bedeutet, dass die Leitung das Ergebnis des Projektes zu verantworten hat, die Koordination hingegen ist prozessverantwortlich und ebnet den Weg zum Erreichen des Projektziels.

Projektteam / - mitarbeitende: Je nach Projektziel nehmen diese nur bei Bedarf an Meetings der Leitungsebene teil und arbeiten ansonsten von außen zu. Dabei haben sie die Aufgabe der Durchführung von zugeteilten Projektaufgaben und Informationsvermittlung an das Projektteam. Sie bringen ihr Fachwissen in das Projekt ein.

Controller*in: Überwacht und steuert den Projektfortschritt.

Qualitätsmanager*in(kurz QM): Stellt die Erreichung der Qualitätsziele sicher und steuert mit entsprechenden Maßnahmen nach, um die Qualität im Projekt zu verbessern. In kleineren Projekten kann die Rolle des Controllers und des QMs von der Projektleitung mitübernommen werden. Allerdings können die Rollen dann aufgrund der zeitlich begrenzten Kapazität teilweise nicht vollumfänglich wahrgenommen werden.

Wie werden die Rollen im Projekt verteilt?

Bei der Verteilung der Rollen sollte nach Möglichkeit ein Team mit vielfältigen Kompetenzen und Erfahrungen zusammengestellt werden. Dabei können folgende Kriterien helfen, um die Zuteilung der Projektrollen zu erleichtern:

  • Individuelle Stärken und Schwächen: Die Kernkompetenzen und Erfahrung der Einzelperson sollen beachtet werden
  • Ausbildung und Arbeitserfahrung: Ein fundiertes Fachwissen für das entsprechende Themengebiet ist wichtig
  • Arbeitsbelastung und Verfügbarkeiten: Bei den Personen, die für eine Rolle geeignet sind, gilt es die zeitliche Kapazität zu prüfen
  • Persönliche Interessen: Dies ist ein optionales Kriterium und ist ein „nice to have“, um die Interessen und Talente mit der Rolle in Einklang zu bringen.

In der Regel werden die Rollen durch eine zentrale Stelle wie einem PMO definiert und bei Projektstart den Projektmitgliedern zugeordnet. Das PMO der Uni Marburg kann dabei gern unterstützen.

Methoden und Vorlagen zur Rollenverteilung

Auch wenn die Rollenverteilung bereits vor Projektstart verteilt sein soll, so arbeiten Projektteams in der Realität oft ohne klare Rollen und Zuständigkeiten zusammen. Die folgenden zwei Vorlagen bzw. Methoden können dabei helfen, Rollen und Zuständigkeiten sowohl vor Projektbeginn als auch im laufenden Projekt zu evaluieren.

RACI Matrix

Die Abkürzung RACI setzt sich aus den englischen Begriffen Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. Mithilfe einer RACI-Matrix werden alle Aufgaben, die im Projekt anfallen aufgeführt und es wird den jeweiligen Teammitgliedern oder Rollen eine Zuständigkeit in Bezug auf die einzelnen Aufgaben zugeordnet. Mittels einer RACI-Matrix kann so für das gesamte Team Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten geschaffen werden und hierzu getroffene Entscheidungen werden gleichzeitig dokumentiert. Für die Durchführung bietet es sich an, zunächst alle anfallenden Aufgaben aufzulisten und dann gemeinsam im Team diese durchzugehen und für das jeweilige Teammitglied die Verantwortlichkeit festzulegen:

  • Responsible: Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
  • Accountable: Wer hat die Freigabe zu verantworten bzw. verfügt über die Budgethoheit?
  • Consulted: Wer wird fachlich beratend hinzugezogen?
  • Informed: Wer ist zu informieren?

Die unten stehende Tabelle zeigt beispielhaft den Aufbau einer RACI-Matrix.

Aufgaben Projektleitung Projektkoordination Projektmitarbeiterin Projektmitarbeiter
Projektbericht schreiben A/R C C C
Projektmeeting vorbereiten I R C C
Projektpräsentation erstellen I C R R

Team Canvas

Für das Gestalten der Zusammenarbeit in neuen Teams bietet sich auch ein Team Canvas an. Ebenso kann eine Team Canvas zum Einsatz kommen, um neue Teammitglieder in bestehende Teams zu integrieren oder ein bestehendes Team neu auszurichten. Ziel des Team Canvas ist es, einen Grundstein für die Zusammenarbeit zu legen und gemeinsame Ziele, Erwartungen und Erfahrungen zu formulieren und festzuhalten. Für die konkrete Anwendung bietet sich etwa die Vorlage zum Team Canvas des aus dem Digitalisierungsbaukasten des Bundesverwaltungsamtes (BVA) an.

Die Team Canvas Vorlage des BVA erfasst dabei die folgenden Merkmale:

  • Projektziel bzw. Projektaufgabe: Gemeinsames Verständnis über das gemeinsame Vorhaben schaffen.
  • Rollen & Fähigkeiten: Über welche Fähigkeiten, Rollen und Kenntnisse verfügen die Teammitglieder? Welche Rollen ergeben sich daraus?
  • Teamwerte: Welche Werte sind den Teammitgliedern besonders wichtig?
  • Einfluss & Status Quo: Welche Motivation haben die Teammitglieder das Vorhaben gemeinsam anzugehen? Welche Einflussmöglichkeiten haben das Team bzw. die einzelnen Teammitglieder?
  • Regeln & Aktivitäten: Formulieren und Festhalten von Regeln für die weitere Zusammenarbeit.

Das Vorlagenpaket des BVA bietet neben dem eigentlichen Team-Canvas zum Ausdrucken und digitalen Bearbeiten auch weitere Arbeitshilfen, etwa Orientierungshilfen für die Durchführung eines Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung eines Team Canvas. Neben den Vorlagen sind auch kurze Anleitungen vorhanden.

(Weiterführende) Informationen und Quellen