Kick-off Meeting

• Nötige Vorbereitung: Der Projektsteckbrief ist erstellt: aus ihm gehen die im Kick-off Meeting geteilten Informationen hervor (bspw.Inhalte des Projektes (grobe Projektziele/Meilensteine/Roadmap etc.) und Rahmenbedingungen, Stakeholder, Projektorganisation (wer ist Projektmanager*in, Projektteam, Auftraggeber*in?)
• Zeitaufwand: mehrere Stunden bis ggf. auch Tage, anhängig von Teamgröße und Projektumfang
• Benötigte Materialien: siehe Checkliste Kick-off Meeting am Ende des Beitrags
• Anprechpartner*innen PMO: Corinna Müller & Annika Kreis

Beschreibung: Was ist ein Kick-off Meeting?

Das Kick-off Meeting ist der offizielle Startschuss eines Projektes. Dabei ist zu beachten, dass es keine Arbeitsbesprechung darstellt, sondern vielmehr eine Informationsveranstaltung ist. So sollen im Rahmen des Meetings die Projektbeteiligten¹ über das Projekt und dessen Ziele, sowie seine Chancen und Risiken informiert werden. Das Kick-off Meeting kann kurz vor oder nach der Projektfreigabe abgehalten werden.

Ziele und Nutzen des Kick-off Meetings

Das Kick-off Meeting hat dabei insbesondere auch den Zweck, die Beteiligten positiv auf das gemeinsame Projekt einzuschwören, zu motivieren und auf die gemeinsamen Ziele zu fokussieren. Neben der Förderung von Motivation soll, wie bereits ausgeführt, die Zielsetzung des Projektes deutlich werden und es sollten Methoden der Zusammenarbeit und Zuständigkeiten innerhalb des Projektteams geklärt werden. Das Kick-off Meeting trägt somit auch zur Teamentwicklung bei. Zusammenfassend ergeben sich die folgenden Ziele:

• Information
• Motivation
• Zusammenarbeit (z.B. Zuständigkeiten und Methode)
• Kommunikation (z.B. Ansprechpartner*innen, Kommunikationsregeln und -medien festlegen)

Durchführung des Kick-off Meetings

Vorbereitung

• Grobe Projektziele und Ergebnisse definieren (können dem Projektsteckbrief entnommen werden)
• Projektteam zusammenstellen
• Zuständigkeiten verteilen (Welches Teammitglied soll welche Funktion erfüllen?)
• Vorläufige Projektplanung erstellen (Zeitplan, Budgetierung, Ressourcenplanung)

Organisation des Meetings

• Meetingteilnehmer*innen bestimmen
• Ort, Zeit und Dauer des Meetings festlegen
• Raum mit ausreichender Größe buchen und Ausstattung prüfen
• Tagungstechnik und -bedarf buchen (Beamer, Laptop, Flipcharts, Pinnwände, Moderationskoffer etc.)
• Optional: Catering Angebote einholen und buchen
• Optional: Moderator*in buchen
• Einladung zum Meeting durch die Projektleitung
• Agenda festlegen und inhaltlich vorbereiten
• Präsentation des Projektes vorbereiten
• In ausreichender Zeit vor dem Meeting Agenda an Teilnehmende verschicken
• Unterlagen für Teilnehmende vorbereiten (z.B. Tagungsmappe mit Block, Stift und gedrucktem Programm)
• Protokollant*in für das Meeting festlegen

Ablauf

• Begrüßungsrede durch die Projektleiter*in (einleitende Worte mit Vorstellung des Meetingablaufs)
• Keynote Speaker (z.B. Projektsponsor): Brandrede die Projektbeteiligte auf Projektzweck, Ziele und Vision einschwört
• Vorstellung des Projektteams: Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner*innen
• Präsentation des Projektplans (Zeitplan inkl. der wichtigsten Meilensteine)
• Methodik, Vorgehen und Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation erklären (z.B. Agile)
• Ausblick
• Raum für Feedback, Fragen und Antworten

Nachbereitung

Im Zuge der Nachbereitung sollten Fragen, die im Kick-off Meeting aufkamen, entsprechend weitergeleitet und beantwortet werden und die Antworten sollten dokumentiert werden. Zudem sollte das Protokoll der Veranstaltung zeitnah korrigiert und an alle Teilnehmenden verschickt werden. Aktualisierungen, die sich durch das Kick-off Meeting ergeben haben, sollten in das Projektmanagement-Tool übertragen werden (z.B. in Planio, Jira oder Gitlab).

Weiterführende Informationen

Checkliste Kick-off Meeting

Grobe Projektziele sind definiert

Projetktteam ist zusammengestellt

Zuständigkeit im Team verteilt

Vorläufige Projektplanung liegt vor

Meetingteilnehmer*innen festgelegt

Ort, Zeit, Dauer des Meetings stehen fest

Veranstaltungsraum ist gebucht

Catering ist gebucht (optional)

Tagungstechnik ist bestellt (z.B. Laptop, Beamer und Mikrofon)

Tagungsbedarf ist bestellt (z.B. Moderationskoffer, Flipcharts, Pinnwände)

Moderator*in ist gebucht (optional)

Einladung durch Projektleitung ist erfolgt

Präsentation des Projektes ist vorbereitet

Agenda ist erstellt

Agenda an Teilnehmende ist verschickt

Unterlagen für Teilehmende vorbereitet (z.B. Tagungsmappe)

Protokollant*in bestimmt

Agenda-Punkte organisiert (z.B. Keynote, zusätzliche Materialien)

Feedback der Teilnehmenden ist eingeholt

Protokoll ist überarbeitet und verschickt

Nachbereitung ist abgeschlossen