Methodenkoffer

Ideen und Anregungen für gutes Projektmanagement

Stakeholderanalyse

  • Nötige Vorbereitung: Das Projekt muss bereits begonnen haben, Projektteam und Mitarbeitende einbeziehen
  • Zeitaufwand: je nach Umfang des Projektes für eine erste Aufnahme 60 - 90 Minuten
  • Benötigte Materialien: digitale Vorlage oder Material zum analogen Festhalten (z.B. Whiteboard, Moderationskarten & Stifte)
  • Ansprechpartner*innen PMO: Corinna Müller & Annika Kreis

Beschreibung der Methode

Stakeholder sind zunächst jene, die sich für das Projekt interessieren, daran beteiligt sind, es beeinflussen (können) oder davon betroffen sind bzw. sich betroffen fühlen. Verschiedene Stakeholder haben dabei unterschiedliche Einflüsse auf das Projekt, der Grad, in dem sie Einfluss nehmen können oder wollen, variiert. Eine Stakeholderanalyse hilft dabei nicht nur die Arten der Stakeholder, sondern auch ihre Einflussstärken systematisch zu erfassen und Maßnahmen, wie konkrete Einbindung von Stakeholdern im Blick zu behalten. So kann ein vergessener Stakeholder beispielsweise auch zum Projektrisiko werden. Die Stakeholderanalyse ist als ein laufender Prozess zu verstehen, da sie im Projektverlauf regelmäßig aktualisiert werden sollte.

Ziel(e) und Nutzen der Methode

Die Stakeholderanalyse hat das Ziel, Stakeholder, ihre Interessenlage sowie ihren Einfluss auf das Projekt systematisch zu erfassen. Dadurch lassen sich frühzeitig mögliche Risiken erkennen und durch konkrete Planung von Maßnahmen zum Einbeziehen von Stakeholdern kontrollieren. Besonders Projekte mit vielen Stakeholdern profitieren von einem durchdachten Stakeholdermanagement, da sie dadurch eine erhöhte Anpassungs- und Reaktionsfähigkeit erlangen. Zusammengefasst hat die Stakeholderanalyse somit die folgenden Ziele:

  • Stakeholder identifizieren: Welche Interessen(-gruppen), Organisationen oder Personen sind Stakeholder des Projektes?
  • Einflussstärke: Wie groß ist der Einfluss der jeweiligen Stakeholder auf das Projekt?
  • Machtverhältnisse: Welche Kräfte oder Allianzen stehen den Stakeholdern zur Verfügung?
  • Prognose: Welche Motivation treibt einzelne Stakeholder an und welche Aktionen sind auf dieser Grundlage im Projektverlauf zu erwarten?

Durchführung

Die Methoden, die im Rahmen einer Stakeholderanalyse angewendet werden können, sind vielfältig wie variabel. Ganz grob lässt sich die Stakeholderanalyse jedoch in vier Schritte gliedern, die im Folgenden erläutert werden. Gleichzeitig werden verschiedene Methoden und Vorlagen vorgeschlagen, die einen schnellen Start in die eigene Stakeholderanalyse ermöglichen.

Vier Schritte der Stakeholderanalyse

  1. Identifikation der Stakeholder: Wer ist am Projekt beteiligt, hat Interesse daran oder ist davon betroffen?
  2. Zusammenhänge darstellen: Welchen Bereichen lassen sich die Stakeholder zuordnen? Lassen sich die Stakeholder sinnvoll clustern? Handelt es sich beispielsweise um interne oder externe Stakeholder?
  3. Analyse und Interpretation: Welche Interessen und Erwartungen bringen die verschiedenen Stakeholder in Bezug auf das Projekt mit? Wie groß ist ihr Einfluss auf das Projekt und seinen Verlauf?
  4. Formulieren von Maßnahmen: Welche Maßnahmen resultieren aus der Analyse? Müssen bestimmte Stakeholder besonders stark und auf eine bestimmte Art einbezogen werden? Bergen bestimmte Stakeholder ein besonders hohes Konfliktpotenzial?

Identifikation

Für den ersten Schritt und die Identifikation bietet sich zunächst ein einfaches Brainstorming an. In die Durchführung sollte das gesamte Projektteam involviert werden, da die Projektmitarbeitenden Detailwissen zu verschiedenen Teilbereichen des Projektes mitbringen und so auch weitere Stakeholder im Blick haben. Gleichzeitig wird so auch ein gewisser Grad der Neutralität in der Betrachtung der Stakeholder bewahrt.

Zusammenhänge

Um Zusammenhänge darzustellen und Stakeholder zu ordnen bzw. zu clustern, bietet es sich an, diese für eine bessere Übersichtlichkeit in Gruppen zu ordnen. Welche Art der Gruppierung der Stakeholder sinnvoll ist, hängt im Einzelfall vom konkreten Projekt ab. Die erste einfache Unterteilung ermöglicht die Unterscheidung nach externen und internen Stakeholdern. Eine weitere, etwas feinere Möglichkeit bietet die sogenannte STEEP-Analyse. Mit ihr werden Stakeholder in die folgenden Bereiche geclustert erfasst: Sociological, Technological, Economical, Environmental und Political.

Analyse

Für die Analyse der Stakeholder nach Einfluss und Motivation finden sich ebenfalls verschiedene Methoden und entsprechende Vorlagen. Der Beitrag konzentriert sich hier auf leicht zugängliche und ohne Einarbeitung nutzbare Methoden und Vorlagen. So lassen sich mit Hilfe einer Vierfeldermatrix Stakeholder nach Interessen und Einfluss sortieren und gleichzeitig visualisieren. Eine entsprechende anpassbare PowerPoint Vorlage bietet etwa der Digitalisierungsbaukasten des Bundesverwaltungsamtes. Mit der Vorlage zur Stakeholderanalyse+ (pptx.) lassen sich Stakeholder auflisten und ebenfalls in einer Vierfeldermatrix nach Einfluss und Interesse einordnen. Über farbliche Markierungen wird zudem die Einstellung der einzelnen Stakeholder gegenüber dem Projekt sichtbar gemacht. Individualisierbare Pfeile können zudem Verbindungen zwischen Stakeholdern visualisieren. Alternativ bietet auch Concept Board eine kostenfrei nutzbare Board-Vorlage für eine digitale Zusammenarbeit an einer Vierfeldermatrix. Eine weitere Möglichkeit, die Einflussstärke und das Konfliktpotenzial von Stakeholdern systematisch abzubilden und zu analysieren, bietet die Betroffenheitsanalyse. Mittels einer einfachen Tabelle, wie sie beispielhaft nach Timinger hier abgebildet ist, wird neben dem Grad der Betroffenheit auch festgehalten, ob Stakeholder auf positive oder negative Art vom Projekt betroffen sind und wie hoch ihre Möglichkeit der Einflussnahme sowie ihr Konfliktpotenzial ist. Ebenfalls werden kurz angenommene Erwartungen der Stakeholder festgehalten. Eine solche Art der Analyse der Stakeholder nach ihrer Betroffenheit kann dabei besonders hilfreich sein, um daraus konkrete und individuelle Maßnahmen beispielsweise für die Kommunikation und Form der Einbindung einzelner Stakeholder abzuleiten.

Name des Stakeholders Grad der Betroffenheit Art der Betroffenheit Einfluss, Macht Konfliktpotenzial Vermutete Erwartungen des Stakeholders
Marketingmanager hoch negativ mittel hoch hat das Gefühl, dass Produktdesign Kundenwünsche nicht trifft
Komponentenlieferant mittel negativ gering hoch Sorge, Auftrag für Serienproduktion nicht zu erhalten

(Timinger 2017, S.123)

Maßnahmen

Der letzte Schritt der Stakeholderanalyse ist das Ableiten konkreter Maßnahmen für das Stakeholdermanagement. Beispielhafte Maßnahmen können regelmäßige Meetings zum Austausch mit den Stakeholdern sein. Auch ein regelmäßiges Reporting, etwa in Form von Status- oder Projektberichten, ist möglich. Eine etwas freiere und informellere Art der Kommunikation bietet hingegen ein regelmäßiger Newsletter, der an die Stakeholder verschickt wird. Für die Wahl der richtigen Maßnahme(n) sollten immer auch die eigenen Ressourcen bedacht werden. Welche Maßnahmen sind vom Projektteam umsetzbar, und welche Stakeholder sind am wichtigsten und müssen am stärksten einbezogen werden? Sind konkrete Maßnahmen festgelegt, können diese darüber hinaus in einem Kommunikationsplan festgehalten werden. Im Methodensteckbrief zum Stakeholdermanagement schlägt das Bundesverwaltungsamt etwa vor, folgende Merkmale festzuhalten:

  • Wer?: An welchen Stakeholder richtet sich die Maßnahme?
  • Was?: In welcher konkreten Form soll kommuniziert werden? (z.B. Newsletter oder Projektbericht)
  • Zweck: Welchem Zweck dient die Maßnahme? (z.B. Information)
  • Versender: Wer setzt die Maßnahme um? (z.B. Projektleitung)
  • Intervall: In welchem festen Rhythmus soll die Maßnahme umgesetzt werden? (z.B. wöchentlich)
  • Medium: Über welches Medium wird die Kommunikation umgesetzt? (z.B. Mail oder Intranet)
  • Hinweise: Gibt es Weiteres zu beachten? (z.B. Abstimmung mit der AG oder dem PMO)

Schnellstart

Für einen Schnellstart in eine Stakeholderanalyse bietet sich die im Abschnitt Analyse beschriebene Vorlage des Digitalisierungsbaukastens des Bundesverwaltungsamtes zur Stakeholderanalyse + (pptx.) an. Mit der PowerPoint Vorlage können sie eine auch optisch ansprechende Stakeholderanalyse schnell umsetzten, die auch für Präsentationen genutzt werden kann. Für eine intern genutzte Stakeholderanalyse kann auch die Excel-Vorlage des Bundesverwaltungsamtes zur Grafischen Stakeholderanalyse (xlsx.) ausreichen. In der Tabelle werden Merkmale der Betroffenheitsanalyse und des Kommunikationsplans gemeinsam abgefragt und festgehalten. Die Vorlage eignet sich ebenso für ein fortlaufendes Stakeholdermanagement, da auch ein aktueller Status der Merkmale angegeben werden kann.

Quellen, weiterführende Informationen und Vorlagen